Здравствуйте, друзья! Сегодня решила остановиться на особенностях официально-делового стиля письма. Поверхностно я затрагивала эту тему в статье «Как написать текст в деловом стиле». Но ошибочно предполагала, что это нужно только тем, кто занимается делопроизводством. Поэтому не стала углубляться в дебри. Как выяснилось, многих интересуют именно эти подробности.
Раз надо, я всегда готова помочь.
Отличия официально-деловой стилистики
Этот стиль служебный, поэтому предполагает официоз и соблюдение деловой субординации.
- Любая деловая бумага должна быть адресована конкретному получателю (адресату) от конкретного отправителя.
- В деловых бумагах не должно быть мнения или эмоций автора. Тон нейтральный.
- В одном тексте рассматривается один вопрос. Кстати, это правило справедливо для всех стилей.
- Исключаются любые иносказания, метафоры, аллегории. Текст должен быть предельно ясным и толковаться однозначно.
- Краткость и лаконичность изложения. Этот принцип действует в любом стиле и жанре.
- Дружественность и доброжелательность — обязательное условие официально-деловой письменной речи.
Рекомендации по написанию деловых бумаг
Текст должен быть понятным, поэтому писать его следует короткими простыми предложениями. Вопреки сложившемуся мнению в деловом стиле не приветствуются причастные и деепричастные обороты, которые усложняют восприятие написанного.
Деловой стиль предполагает самый простой, прямой, порядок слов в предложениях. То есть вначале идет подлежащее, потом сказуемое. Определение перед определяемым словом. Если есть вводное слово, оно ставится в начало предложения.
ПРИМЕР: Итак, мы получили ответ на запрос в городскую администрацию.
КОММЕНТАРИЙ: итак — вводное слово, ставится в начале предложения
мы — подлежащее
получили — сказуемое
городскую — определение
администрацию — определяемое слово.
ПРИМЕР: Надеюсь, Вы посетите открытое мероприятие, где мы сможем обсудить пути дальнейшего сотрудничества.
КОММЕНТАРИЙ: надеюсь — вводное слово
Вы – подлежащее
посетите – сказуемое
открытое – определение
мероприятие – определяемое слово
мы – подлежащее
сможем обсудить – сказуемое
дальнейшего – определение
сотрудничества – определяемое слово.
Думаю, с этим все понятно. Примеры наглядно иллюстрируют, каким должен быть порядок слов в предложении.
Исключено употребление так называемых профессионализмов – профессионального жаргона. Например: платежка, шахматка, кадровик, нал, безнал, расходник, хрипушка (хрип). В официальных документах это должно выглядеть как платежное поручение, оборотная ведомость, сотрудник отдела кадров, наличный и безналичный расчет, расходный ордер, запись телефонного разговора.
Морально-этические принципы составления деловых бумаг
К стилистике это прямого отношения не имеет. Но чтобы картина была цельной, всегда помните еще об одной особенности официально-делового стиля – абсолютной корректности.
- Тон изложения всегда должен быть ровным. Не допускается как чрезмерная любезность, так и негативные оттенки в любой степени.
- Оценка событий, фактов должна быть всегда объективной. Это значит, исключается личное мнение и отношение к ситуации. Только констатация фактов.
- Слова «срочно» и «незамедлительно» имеют эмоциональную окраску, их использовать крайне нежелательно. Особенно начинать письмо с этих слов. Допускается в конце попросить адресата сообщить о решении сразу же, как оно будет принято.
- Никогда не следует навязывать адресату ваше мнение или подталкивать его к нужному вам решению: Прошу принять положительное решение.
- Деловая этика исключает употребление выражений с намеком на невнимательность или недобросовестность. Например: Прошу Вас внимательно ознакомиться…
- Если в Вашем письме содержится отказ адресату, корректнее начать с обоснования такого решения. Проявите дипломатию и отметьте, что при более благоприятных условиях к этому вопросу можно будет вернуться.
- О положительном решении сообщайте так, чтобы создалось впечатление, что оно стоило вам определенных усилий. Это прибавит ценности вашему сообщению в глазах адресата.
Теперь Вы знаете основные принципы и отличительные особенности официально-делового стиля и сможете корректно написать деловое письмо. Чтобы не пропустить очередную тему, подписывайтесь на обновления блога.
Ваша Инна Копичникова