Особенности официально-делового стиля

book_keeperЗдравствуйте, друзья! Сегодня решила остановиться на особенностях официально-делового стиля письма. Поверхностно я затрагивала эту тему в статье «Как написать текст в деловом стиле». Но ошибочно предполагала, что это нужно только тем, кто занимается делопроизводством. Поэтому не стала углубляться в дебри. Как выяснилось, многих интересуют именно эти подробности.

Раз надо, я всегда готова помочь.

Отличия официально-деловой стилистики

Этот стиль служебный, поэтому предполагает официоз и соблюдение деловой субординации.

  1. Любая деловая бумага должна быть адресована конкретному получателю (адресату) от конкретного отправителя.
  2. В деловых бумагах не должно быть мнения или эмоций автора. Тон нейтральный.
  3. В одном тексте рассматривается один вопрос. Кстати, это правило справедливо для всех стилей.
  4. Исключаются любые иносказания, метафоры, аллегории. Текст должен быть предельно ясным и толковаться однозначно.
  5. Краткость и лаконичность изложения. Этот принцип действует в любом стиле и жанре.
  6. Дружественность и доброжелательность — обязательное условие официально-деловой письменной речи.

Рекомендации по написанию деловых бумаг

Текст должен быть понятным, поэтому писать его следует короткими простыми предложениями. Вопреки сложившемуся мнению в деловом стиле не приветствуются причастные и деепричастные обороты, которые усложняют восприятие написанного.

Деловой стиль предполагает самый простой, прямой, порядок слов в предложениях. То есть вначале идет подлежащее, потом сказуемое. Определение перед определяемым словом. Если есть вводное слово, оно ставится в начало предложения.

ПРИМЕР: Итак, мы получили ответ на запрос в городскую администрацию.

КОММЕНТАРИЙ: итак — вводное слово, ставится в начале предложения

мы — подлежащее

получили — сказуемое

городскую — определение

администрацию — определяемое слово.

ПРИМЕР: Надеюсь, Вы посетите открытое мероприятие, где мы сможем обсудить пути дальнейшего сотрудничества.

КОММЕНТАРИЙ: надеюсь — вводное слово

Вы – подлежащее

посетите – сказуемое

открытое – определение

мероприятие – определяемое слово

мы – подлежащее

сможем обсудить – сказуемое

дальнейшего – определение

сотрудничества – определяемое слово.

Думаю, с этим все понятно. Примеры наглядно иллюстрируют, каким должен быть порядок слов в предложении.

Исключено употребление так называемых профессионализмов – профессионального жаргона. Например: платежка, шахматка, кадровик, нал, безнал, расходник, хрипушка (хрип). В официальных документах это должно выглядеть как платежное поручение, оборотная ведомость, сотрудник отдела кадров, наличный и безналичный расчет, расходный ордер, запись телефонного разговора.

oshibki1

 

Морально-этические принципы составления деловых бумаг

К стилистике это прямого отношения не имеет. Но чтобы картина была цельной, всегда помните еще об одной особенности официально-делового стиля – абсолютной корректности.

  1. Тон изложения всегда должен быть ровным. Не допускается как чрезмерная любезность, так и негативные оттенки в любой степени.
  2. Оценка событий, фактов должна быть всегда объективной. Это значит, исключается личное мнение и отношение к ситуации. Только констатация фактов.
  3. Слова «срочно» и «незамедлительно» имеют эмоциональную окраску, их использовать крайне нежелательно. Особенно начинать письмо с этих слов. Допускается в конце попросить адресата сообщить о решении сразу же, как оно будет принято.
  4. Никогда не следует навязывать адресату ваше мнение или подталкивать его к нужному вам решению: Прошу принять положительное решение.
  5. Деловая этика исключает употребление выражений с намеком на невнимательность или недобросовестность. Например: Прошу Вас внимательно ознакомиться…
  6. Если в Вашем письме содержится отказ адресату, корректнее начать с обоснования такого решения. Проявите дипломатию и отметьте, что при более благоприятных условиях к этому вопросу можно будет вернуться.
  7. О положительном решении сообщайте так, чтобы создалось впечатление, что оно стоило вам определенных усилий. Это прибавит ценности вашему сообщению в глазах адресата.

Теперь Вы знаете основные принципы и отличительные особенности официально-делового стиля и сможете корректно написать деловое письмо. Чтобы не пропустить очередную тему, подписывайтесь на обновления блога.

Ваша Инна Копичникова

 

Получайте новые статьи блога прямо себе на почту.Для этого введите свое имя и e-mail
в форму ниже и нажмите кнопку «Подписаться»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *